Wanneer kandidaten of CV's aan CATS worden toegevoegd vindt er op een aantal criteria een check plaats of de kandidaat al bestaat in de database. Indien de kandidaat al bestaat dan wordt de nieuwe informatie aan het bestaande record toegevoegd. Bestaat de kandidaat niet, dan wordt er een nieuwe kandidaat record aangemaakt en worden de gegevens daarin opgeslagen. Dit is inclusief (maar is niet gelimiteerd tot):

• Kandidaten welke solliciteren via de website.
• Wanneer een email met CV wordt verzonden naar de CV inbox in CATS.
• Wanneer een kandidaat wordt toegevoegd via de CATS Toolbar via de "Add Candidate" optie.
• Bij importeren van documenten/csv/excel via de Import functie.
• Bij toevoeging van een kandidaat via de CATS Firefox toolbar, Outlook and Word plugins.

Het varieert wat er gebeurd zodra een duplicaat is gevonden. Als er een dupIicaat wordt aangetroffen bij het opvoeren van een CV, dan wordt het CV toegevoegd aan het bestaande kandidaat record. Indien een kandidaat on-line solliciteert via de website en de kandidaat bestaat reeds in de database dan wordt alle niet matchende data overschreven door de nieuw ingevoerde gegevens van de kandidaat.

Onderstaand de criteria waarop bepaald wordt of er al dan niet spake is van een duplicaat:

• Emailadres match
• Voornaam, achternaam en postcode match
• Voornaam, straat adres *, plaats en postcode
• Vooornaam, straat adres *, plaats en provincie match
• Voornaam, achternaam en telefoonnummer match

* Straat adres dient zowel straatnaam en huisnummer te bevatten.

Indien een van deze variabelen matchen met een bestaande record dan wordt de nieuwe kandidaat beschouwd als een duplicaat. Opmerking: niet al deze methodes worden gebruikt bij het massaal importern van CV's of CSV/Excel import.

Het is niet mogelijk om zelf deze criteria te wijzigen hoe CATS dit bepaalt Ook kan de duplicaat check functionaliteit niet worden uitgeschakeld. De duplicaat check geldt ook voor contacten, vacatures en bedrijven (met andere criteria).

Indien er toch duplicaten ontstaan omdat de check niet succesvol is geweest op basis van bovenstaande criteria dan kan alsnog de duplicaat record worden samengevoegd met een bestaande record.

Selecteer vooraf de records welke je wilt samenvoegen door een vinkje te zetten in de checkbox van de records welke je wil samenvoegen. Kies nu uit het menu "Meer" vervolgens de optie "Samenvoegen Dubbele Records".